Załącznik do
zarządzenia Nr 2/2004
Dyrektora Generalnego
Ministerstwa Nauki
I Informatyzacji
z dnia 21 czerwca 2004 r.

Regulamin

postępowania przy udzielaniu zamówień w Ministerstwie Nauki i Informatyzacji


Rozdział 1
Postanowienia ogólne



§ 1.

1. Regulamin postępowania przy udzielaniu zamówień, zwany dalej „Regulaminem” określa zasady postępowania w sprawach:

1)    o udzielenie zamówienia w Ministerstwie Nauki i Informatyzacji, zwanym dalej „Ministerstwem” ze środków przeznaczonych na administrację publiczną - dział 750;
2)    pracy komisji przetargowej i odpowiedzialności jej członków;
3)    umów zawieranych w sprawach o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł;
4)    odbioru przedmiotu umowy o udzielenie zamówienia;
5)    obiegu dokumentów związanych z realizacją umowy o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł;
6)    przechowywania dokumentacji w sprawach o udzielenie zamówienia.

2. Przepisy Regulaminu dotyczące:

1)  komisji przetargowej;
2) umów zawieranych w sprawach o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł;
3) odbioru przedmiotu umowy o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł  stosuje się odpowiednio w przypadku udzielania zamówień finansowanych lub współfinansowanych ze środków przeznaczonych na informatykę – dział 720.

3. Przepisy Regulaminu stosuje się odpowiednio do zamówień udzielanych przez Zakład Obsługi Ministerstwa Nauki i Informatyzacji.

§ 2.

Przepisy Regulaminu nie mają zastosowania do Krajowej Komisji Etycznej do Spraw Doświadczeń na Zwierzętach oraz lokalnych komisji etycznych do spraw doświadczeń na zwierzętach.

§ 3.


Ilekroć w przepisach Regulaminu jest mowa o:
1)    ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze;
2)    wartości zamówienia – rozumie się przez to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością; 
3)    Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
4)    departamencie – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, wskazaną w § 17 załącznika do zarządzenia Nr 3/2004 Ministra Nauki z dnia 15 stycznia 2004 r. w sprawie Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Nauki i Informatyzacji (Dz.Urz. MN i KBN Nr 2, poz. 7);
5)    komisji odbioru – rozumie się przez to komisję powołaną przez Dyrektora Generalnego albo Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego do przeprowadzenia odbioru przedmiotu umowy o udzielenie zamówienia.

Rozdział 2
Postępowanie o udzielenie zamówienia


§ 4.

1. Podstawą udzielenia zamówienia w danym roku budżetowym jest plan rzeczowo-finansowy zatwierdzony przez Dyrektora Generalnego, a do czasu jego zatwierdzenia – projekt planu, opracowany na podstawie projektu budżetu państwa w części dotyczącej Ministerstwa.
2. Departamenty przygotowują propozycje do planu, o którym mowa w ust. 1, w terminach właściwych dla opracowywania projektu ustawy budżetowej, z zachowaniem ustalonych odrębnie zasad kontroli finansowej, dotyczących w szczególności wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wydatków.

§ 5.

Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia poniżej  3.000 zł

1. Wniosek o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia poniżej 3.000 zł, którego wzór określa załącznik Nr 1 do Regulaminu zatwierdza Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego.
2. Zatwierdzony wniosek stanowi podstawę udzielenia zamówienia.
3. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia poniżej 3.000 zł prowadzi dyrektor właściwego departamentu. Postanowienia § 6 pkt 1-4 oraz 9 stosuje się odpowiednio.

§ 6.


Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł

Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł obejmuje wykonywanie czynności w zakresie:
1)    planowania zamówienia;
2)    opracowania opisu przedmiotu zamówienia;
3)    oszacowania wartości zamówienia;
4)    wskazania źródła finansowania zamówienia;
5)    uzyskania opinii głównego księgowego w Biurze Dyrektora Generalnego, dotyczącej zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia;
6)    dokonywania wyboru trybu udzielania zamówienia - dotyczy zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartości kwoty 6.000 euro;
7)    opracowania projektu umowy o udzielenie zamówienia;
8)    sporządzania dokumentów stanowiących podstawę złożenia ofert;
9)    dokonania oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej;
10)    przygotowania ogłoszeń wymaganych ustawą - dotyczy zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartości kwoty 6.000 euro.

§ 7.


 1. Wniosek o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł, którego wzór określa załącznik Nr 2 do Regulaminu, dyrektor właściwego departamentu składa w Biurze Dyrektora Generalnego.
2. W przypadku zamówień o wartości zamówienia w przedziale od 3.000 zł do równowartości w złotych kwoty 6.000 euro, wniosek o udzielenie zamówienia zatwierdza Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego.
3. W przypadku zamówień o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6.000 euro, wniosek o udzielenie zamówienia po zaopiniowaniu przez Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego zatwierdza Dyrektor Generalny.
4. Zatwierdzony wniosek stanowi podstawę wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 8.

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia w przedziale od 3.000 zł do równowartości w złotych kwoty 6.000 euro prowadzi dyrektor właściwego departamentu.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, do obowiązków dyrektora departamentu stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące obowiązków komisji przetargowej, określone
w Rozdziale 3 Regulaminu.

§ 9.

Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną
w złotych równowartość kwoty 6.000 euro prowadzi komisja przetargowa, na zasadach określonych w Rozdziale 3 Regulaminu.

§ 10.

Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł stanowią następujące dokumenty:
1)    wniosek wraz z załącznikami;
2)    projekt umowy o udzielenie zamówienia;
3)    dokumenty stanowiące podstawę złożenia oferty;
4)    protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami – w przypadku udzielenia zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6.000 euro;
5)    inne dokumenty wytworzone w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

§ 11.


1. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł kończy się z dniem zawarcia umowy o udzielenie zamówienia lub z dniem unieważnienia tego postępowania.
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia w przedziale od 3.000 zł do równowartości w złotych kwoty 6.000 euro unieważnia Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego.

Rozdział 3
Zakres pracy komisji przetargowej i odpowiedzialności jej członków


§ 12.


1. Komisję przetargową powołuje i odwołuje Dyrektor Generalny.

2. W skład komisji wchodzą:
1)    przewodniczący - dyrektor właściwego departamentu lub osoba przez niego upoważniona;
2)     członkowie - pracownicy Ministerstwa znający przedmiot zamówienia, wyznaczeni przez dyrektora właściwego departamentu;
3)     sekretarz komisji - pracownik Ministerstwa, wyznaczony przez Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego,

3. Przewodniczący kieruje pracą komisji przetargowej oraz ustala szczegółowy zakres obowiązków jej członków.

§ 13.

Komisja przetargowa rozpoczyna działalność z chwilą zatwierdzenia wniosku, o którym mowa w § 7 ust. 1.

§ 14.

Odwołanie członka komisji przetargowej w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić wyłącznie w sytuacji:
1)    naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w § 21;
2)    nie złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy

§ 15.

Członek komisji przetargowej obowiązany jest wyłączyć się z udziału w pracach komisji, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o wystąpieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, po uprzednim powiadomieniu przewodniczącego komisji.

§ 16.

1. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Dyrektor Generalny, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych. Postanowienia § 15 oraz § 21 pkt 2-6 stosuje się odpowiednio.
2. Biegli, o których mowa w ust. 1 przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie przewodniczącego komisji przetargowej mogą uczestniczyć w jej czynnościach z głosem doradczym.

§ 17.

1. W trakcie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia komisja przetargowa opracowuje dokumentację obejmującą:

1)    propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem;
2)    projekt dokumentacji przetargowej: specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) albo istotnych warunków zamówienia (IWZ);
3)    projekt zaproszenia do udziału w postępowaniu albo zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę;
4)    propozycję zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki wraz ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje;
5)    propozycję treści umowy o udzielenie zamówienia;
6)    projekty ogłoszeń wymaganych ustawą;
7)    projekty innych dokumentów, w szczególności wniosków Dyrektora Generalnego do organu właściwego w sprawach zamówień publicznych o wydanie decyzji wymaganych ustawą.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1 zatwierdza Dyrektor Generalny.

§ 18.

1. Do zadań komisji przetargowej należy w szczególności:

1)    prowadzenie negocjacji z wykonawcami – dotyczy przypadków, gdy ustawa przewiduje prowadzenie negocjacji;
2)    udzielanie wyjaśnień wykonawcom do treści dokumentacji, o której mowa w § 17 pkt 2-4;
3)    dokonanie otwarcia ofert;
4)    ocena spełnienia przez wykonawców stawianych im warunków oraz składanie wniosku do Dyrektora Generalnego o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych w ustawie;
5)    składanie wniosku do Dyrektora Generalnego o odrzucenie ofert w przypadkach określonych w ustawie;
6)    ocena ofert nie podlegających odrzuceniu, biorąc pod uwagę wyłącznie kryteria oceny ofert określone w zatwierdzonej dokumentacji;
7)    przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wystąpienie o unieważnienie postępowania;
8)    przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów oraz przygotowanie stanowiska dotyczącego wniesionych protestów.

2. Komisja przetargowa sporządza z postępowania o udzielenie zamówienia protokół postępowania na zasadach określonych  w ustawie.
3. Przewodniczący, członkowie oraz sekretarz komisji przetargowej ponoszą imienną odpowiedzialność za wykonywanie czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 2, 4, 6-8 oraz
ust. 2.  

§ 19.

Komisja przetargowa przedstawia Dyrektorowi Generalnemu propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej z zachowaniem następujących zasad:
1)    w postępowaniach przetargowych przedstawia propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o indywidualną ocenę ofert dokonaną przez komisję;
2)    w postępowaniach prowadzonych w trybie zapytania o cenę proponuje wybór oferty, która zawiera najniższą cenę;
3)    w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki przedstawia propozycję zawarcia umowy z wykonawcą, z którym były prowadzone negocjacje;
4)    w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy występuje z wnioskiem do Dyrektora Generalnego o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia z zastrzeżeniem, że pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej wraz z omówieniem okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.

§ 20.

Do obowiązków przewodniczącego komisji przetargowej należy:
1)    kierowanie pracami komisji;
2)    wyznaczanie miejsca i terminu posiedzenia komisji;
3)    dokonywania podziału prac pomiędzy członków komisji podejmowanych w trybie roboczym;
4)    nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia;
5)    informowanie Dyrektora Generalnego o problemach związanych z pracami komisji;
6)    złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2  ustawy – niezwłocznie po otwarciu ofert i powzięciu informacji o oferentach.
7)    po dokonaniu otwarcia ofert odbieranie od członków i sekretarza komisji przetargowej oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy – oświadczenia te są włączane do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia;
8)    wyłączenie członka komisji z jej prac w przypadku:

a)    nie złożenia oświadczenia o wystąpieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 2 ustawy,
b)    złożenia oświadczenia o wystąpieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy,
c)    złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą oraz niezwłoczne powiadomienie o tym na piśmie Dyrektora Generalnego;

9)    podanie bezpośrednio przed otwarciem ofert kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
10) przeprowadzanie otwarcia ofert, w tym:

a)    przedstawianie zebranym składu komisji,
b)     podanie nazwy (firmy) oraz adresów wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach,
c)    podanie nazwy wykonawców, których oferty nie będą brane pod uwagę z powodu złożenia oferty po wyznaczonym terminie,
d)    okazywanie zebranym oferty w celu stwierdzenia ich nienaruszalności,
e)    przy zamówieniach o wartości zamówienia przekraczającej równowartość w złotych kwoty 60.000 euro żądanie od wykonawców, przedstawienia w postaci pisemnej, oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, wskazanych w ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,
f)    informowanie zebranych o przewidywanym terminie rozstrzygnięcia postępowania i podania wyników do publicznej wiadomości,
g)    podanie niezwłocznie na wniosek wykonawców nieobecnych przy otwarciu ofert informacji, o których mowa w pkt 9 oraz pkt 10 lit. b) i c).

11) przekazanie protestów oraz stanowiska w tej sprawie do rozpatrzenia Dyrektorowi Generalnemu;
12) wykonywanie innych zadań i czynności wynikających z ustawy. 

§ 21.

Do obowiązków członka komisji przetargowej należy:
1)    uczestniczenie w posiedzeniach komisji;
2)    złożenie przewodniczącemu komisji oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy – niezwłocznie po otwarciu ofert i powzięciu informacji o wykonawcach;
3)    powiadomienie w formie pisemnej przewodniczącego komisji o wystąpieniu okoliczności uzasadniających odwołanie członka komisji, niezwłocznie po powzięciu o tym wiadomości;
4)    terminowe wykonywanie prac wyznaczonych przez przewodniczącego komisji;
5)    udział w przygotowaniu projektu umowy;
6)    wykonywanie innych zadań wskazanych przez przewodniczącego komisji w zakresie udzielanego zamówienia.

§ 22.

Do obowiązków sekretarza komisji należy:
1)    prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia;
2)    prowadzenie obsługi organizacyjno-technicznej komisji, w tym:

a)    sporządzanie opracowywanych dokumentów przetargowych,
b)    zamieszczanie stosownych ogłoszeń o postępowaniach,
c)    udzielanie wykonawcom niezbędnych wyjaśnień związanych z prowadzonym postępowaniem lub kierowanie ich do właściwych członków komisji,
d)    uczestniczenie w przygotowaniu oraz rejestracji prowadzonej korespondencji dotyczącej postępowania o zamówienia,
e)    przyjmowanie i rejestrowanie ofert oraz zabezpieczanie ich przed osobami postronnymi.

3)    uczestniczenie we wszystkich pracach komisji;
4)    składanie przewodniczącemu komisji oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy – niezwłocznie po otwarciu ofert i powzięciu informacji o wykonawcach;
5)    wykonywanie innych zadań wskazanych przez przewodniczącego komisji w zakresie udzielanego zamówienia.


Rozdział 4
Umowy zawierane w sprawach o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł


§ 23.

1. Umowy w sprawach o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł, zwane dalej „umowami” są zawierane w formie pisemnej.
2. Projekt umowy opracowuje dyrektor właściwego departamentu.
3. Umowy powinny zawierać:

1)   oznaczenie zamawiającego;
2)   oznaczenie wykonawcy;
3)   przedmiot umowy;
4)   termin realizacji umowy;
5)   warunki realizacji umowy;
6)   wynagrodzenie z tytułu wykonania przedmiotu umowy;
7)   warunki płatności wynagrodzenia;
8)   kary umowne z tytułu nienależytego wykonywania warunków umowy przez jedną ze stron;
9)   zabezpieczenie należytego wykonania umowy – jeżeli jest wymagane na podstawie przepisów ustawy;
10)   oznaczenie sądu właściwego do rozstrzygania sporów, jakie mogą powstać w związku z realizacją umowy.
11)   wyszczególnienie załączników do umowy;
12)   wskazanie liczby kopii umowy;
13)   podpisy stron umowy.

4. Umowa, poza warunkami określonymi w ust. 3 powinna zawierać wskazanie osoby odpowiedzialnej za prawidłowe wykonanie umowy, do której obowiązków należy w szczególności:

1) dokonywanie uzgodnień roboczych pomiędzy zamawiającym a wykonawcą;
2) rozliczenie finansowe wykonania przedmiotu umowy.

§ 24.

1. Umowy zawiera dyrektor właściwego departamentu wspólnie z Dyrektorem Biura Dyrektora Generalnego lub Dyrektorem Departamentu Ekonomicznego.
2. W przypadku umów o nietypowym charakterze lub skomplikowanych pod względem prawnym umowa wymaga parafowania przez Departament Prawny.
3. Umowy są podpisywane w odpowiedniej liczbie egzemplarzy, z tym że dla Ministerstwa zawsze przeznaczone są dwa egzemplarze.

§ 25.

1. Zabronione jest dokonywanie zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego.
2. Ewentualne zmiany umowy wymagają dla swojej ważności formy pisemnej w postaci aneksu.
3. Postanowienia § 24 stosuje się odpowiednio do aneksów do umów.

§ 26.

Ewidencję umów zawieranych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia prowadzi Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego albo dyrektor właściwego departamentu – stosownie do źródła pochodzenia środków przeznaczonych na finansowanie lub współfinansowanie zamówienia.

Rozdział 5
Odbiór przedmiotu umowy o udzielenie zamówienia


§ 27.

Odbiór przedmiotu umowy o wartości zamówienia poniżej 3.000 zł


Odbioru przedmiotu zamówienia o wartości zamówienia poniżej 3.000 zł dokonuje dyrektor właściwego departamentu lub osoba przez niego upoważniona.

§ 28.

Odbiór przedmiotu umowy o wartości zamówienia w przedziale od 3.000 zł do równowartości w złotych kwoty 6.000 euro


1. Odbioru przedmiotu umowy o wartości zamówienia w przedziale od 3.000 zł do równowartości w złotych kwoty 6.000 euro dokonuje osoba odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie umowy, o której mowa w § 23 ust. 4 albo komisja odbioru, na zasadach określonych w § 29, z zastrzeżeniem, że w tym przypadku komisję odbioru powołuje Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego a protokół odbioru zatwierdza dyrektor właściwego departamentu. Wskazanie konieczności powołania komisji odbioru wraz z uzasadnieniem oraz proponowanym składem komisji dyrektor właściwego departamentu przedstawia we wniosku, o którym mowa w § 7 ust. 1 Regulaminu.
2. Osoba odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie umowy stwierdza wykonanie umowy i sporządza protokół odbioru, w co najmniej trzech egzemplarzach.
3. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 2 powinien zawierać w szczególności:

1)   oznaczenie zamawiającego i wykonawcy;
2)    wskazanie umowy w oparciu, o którą dokonywany jest odbiór przedmiotu zamówienia;
3)    stwierdzenie wykonania umowy lub wskazanie, w jakim zakresie umowa została wykonana, a w jakim nie została wykonana, w tym adnotację o ewentualnym naliczeniu kary umownej;
4)     wskazanie oraz podpisy osób upoważnionych do przekazania przedmiotu umowy;
5)    datę sporządzenia protokołu odbioru;
6)    podpis osoby odpowiedzialnej za prawidłowe wykonanie umowy.

4. Zatwierdzony protokół odbioru, przekazany wykonawcy stanowi podstawę do wystawienia faktury.
5. Osoba odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie umowy przekazuje niezwłocznie   protokół odbioru do Biura Dyrektora Generalnego w celu dołączenia go do dokumentacji, o której mowa w § 10.

§ 29.

Odbiór przedmiotu zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6.000 euro


1.Odbioru przedmiotu umowy o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6.000 euro dokonuje komisja odbioru powołana przez Dyrektora Generalnego w składzie od 3 do 5 osób.
2. W skład komisji odbioru, o którym mowa w ust. 1 mogą wchodzić osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
3. Dyrektor Generalny powołując komisję odbioru wskazuje jej przewodniczącego i sekretarza.
4. W imieniu komisji odbioru działa jej przewodniczący, a w razie jego nieobecności – osoba wskazana przez przewodniczącego.
5. Komisja odbioru stwierdza wykonanie umowy i z czynności odbioru sporządza protokół odbioru, o którym mowa w § 28 ust. 3, w co najmniej trzech egzemplarzach, który przekazuje Dyrektorowi Generalnemu do zatwierdzenia.
7. Zatwierdzony protokół, przekazany wykonawcy stanowi podstawę do wystawienia faktury.
8. Komisja odbioru przekazuje niezwłocznie protokół odbioru do Biura Dyrektora Generalnego w celu dołączenia go do dokumentacji, o której mowa w § 10.

§ 30.

Zasady i tryb odbioru robót budowlanych określają odrębne przepisy. 


Rozdział 6

Obieg dokumentów związanych z realizacją umowy o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia powyżej 3.000 zł


§ 31.

1. Osoba odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie umowy, o której mowa w § 23 ust. 4 sprawdza faktury lub rachunki pod względem merytorycznym oraz potwierdza na odwrocie faktury lub rachunku wykonanie i odbiór przedmiotu zamówienia, a także podaje informacje, czy zostały naliczone kary lub odsetki z tytułu niedotrzymania warunków umowy, wpisuje datę oraz składa podpis.
2. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 faktury lub rachunki są przekazywane bezpośrednio i niezwłocznie do Biura Dyrektora Generalnego.
3. Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego sprawdza faktury lub rachunki pod względem finansowym, a następnie dołącza je do dokumentacji finansowo-księgowej związanej z zamówieniem.
4. Kserokopie dokumentacji finansowo-księgowej Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego przekazuje do dyrektora właściwego departamentu.
5. Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego przekazuje jeden egzemplarz protokołu odbioru dyrektorowi właściwego departamentu.
6. Dokumentacja finansowo-księgowa, oryginały umowy lub ewentualne aneksy do umowy oraz jeden egzemplarz protokołu odbioru dołączane są do dokumentacji, o której mowa § 10.


Rozdział 7

Przechowywanie dokumentacji w sprawach o udzielenie zamówienia


§ 32.

1. Dyrektor właściwego departamentu przechowuje:

1)  zatwierdzony wniosek o udzielenie zamówienia;
2)  kopię umowy lub aneksów do umowy;
3)    jeden egzemplarz protokołu odbioru przedmiotu umowy;
4)    kopię faktury lub rachunku wykonawcy;
5)    dokument potwierdzający odbiór przedmiotu zamówienia – dotyczy zamówienia o wartości poniżej 3.000 zł;
6)    kopię zatwierdzonego protokołu postępowania o udzielenie zamówienia – dotyczy zamówienia, którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6.000 euro. zgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie zasadami archiwizacji dokumentów.

2. Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego przechowuje dokumentację, o której mowa § 10 zgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie zasadami archiwizacji dokumentów.

Rozdział 8

Postanowienia końcowe


§ 33.

Przepisy Regulaminu mają zastosowanie do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych po dniu wejścia w życie niniejszego Regulaminu.



Ostatnia modyfikacja: 24 czerwca 2004 roku



BACK